Directeur / Directrice des Moyens Généraux et des relations institutionnelles

• MISSION PRINCIPALE

Le/La Directeur(trice) Administratif(ve) supervise l'ensemble des opérations administratives, de logistique interne et d'approvisionnement de la structure. Il/Elle garantit le bon fonctionnement quotidien des locaux, orchestre la gestion des événements et assure une représentation institutionnelle fluide auprès des autorités extérieures (notamment les services d'immigration/police des étrangers) et des partenaires tiers.

• RESPONSABILITÉS ET ACTIVITÉS CLÉS

Relations Extérieures & Démarches Réglementaires

Assurer la liaison et maintenir des relations institutionnelles de qualité avec la police des étrangers, la préfecture et les services d'immigration (gestion des visas, titres de séjour, autorisations de travail du personnel expatrié ou étranger).

Représenter l'organisation auprès des administrations publiques, des collectivités locales et des partenaires externes.

Gestion des Événements & Prestations Traiteurs

Piloter l'organisation logistique globale des événements internes et externes (séminaires, réunions de direction, réceptions, conférences).

Sélectionner, négocier et superviser les prestations des traiteurs et fournisseurs événementiels.

Veiller à la qualité du service, au respect des budgets et à la satisfaction des participants lors des manifestations.

Achats, Approvisionnements & Moyens Généraux

Définir la politique d'achat des fournitures, matériels administratifs, consommables et équipements de bureau.

Négocier les contrats fournisseurs (coûts, délais, qualité) et gérer le suivi des stocks pour éviter toute rupture.

Superviser le parc de matériel informatique et de bureau en collaboration avec le service IT ou les prestataires externes.

Supervision des Locaux & Logistique

Veiller à la maintenance, à la sécurité, à la propreté et au bon aménagement des espaces de travail.

Coordonner les interventions des prestataires techniques (entretien, sécurité, réparation, nettoyage).

Garantir le respect des normes d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT/Réglementation locale).

• PROFIL RECHERCHÉ

Compétences Techniques

Solide maîtrise des procédures administratives et de la réglementation relative au séjour des ressortissants étrangers.

Expertise en gestion budgétaire, négociation commerciale et suivi des contrats d'achats.

Maîtrise des outils bureautiques et d'outils de gestion de projet/ERP.

Compétences avérées en organisation logistique et événementielle.

Qualités Personnelles & Soft Skills

Excellent relationnel, diplomatie et sens aigu de la négociation.

Rigueur, réactivité et grand sens de l'organisation.

Capacité à gérer les urgences et à résoudre les problèmes logistiques rapidement.

Discrétion, confidentialité et respect de la déontologie.

Formation & Expérience

Diplôme : Bac +4/5 en Gestion d'Entreprise, Administration Publique, Management ou Droit.

Expérience : 5 à 8 ans minimum sur un poste similaire (Responsable des Moyens Généraux, Directeur Administratif) avec une expérience concrète du suivi des démarches auprès des autorités d'immigration.