Procurement & Log Assistant - UNOCHA

INFORMATION GENERALES

Le Bureau de la coordination des affaires humanitaires des Nations Unies (OCHA) fait partie du Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies. Il est chargé de rassembler les acteurs humanitaires afin d’assurer une réponse cohérente aux situations d’urgence. OCHA veille également à l’existence d’un cadre permettant à chaque acteur de contribuer efficacement aux efforts de réponse collective.

La mission d’OCHA est de mobiliser et de coordonner une action humanitaire efficace et fondée sur des principes, en partenariat avec les acteurs nationaux et internationaux, afin d’atténuer les souffrances humaines causées par les catastrophes et les situations d’urgence ; de défendre les droits des personnes dans le besoin ; de promouvoir la préparation et la prévention ; et de faciliter des solutions durables.

Le Bureau régional pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre (ROWCA), basé à Dakar, cherche à renforcer ses capacités opérationnelles, notamment sa présence auprès des populations affectées. Conformément à son mandat, OCHA collecte, compile, analyse et diffuse des informations relatives aux situations humanitaires et à l’assistance apportée dans la région.

Pour plus d’informations sur le mandat d’OCHA, veuillez consulter : https://www.unocha.org/ .

RESPONSABILITES/RESULTATS CLES ATTENDUS

Afin de répondre à ses besoins opérationnels, OCHA souhaite renforcer son Bureau régional pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre (ROWCA) à travers le recrutement d’un(e) Assistant(e) Logistique et Achats.

Sous la supervision directe du Spécialiste national de l’administration et des achats d’OCHA/ROWCA, l’Assistant(e) Logistique et Achats veille au fonctionnement efficient et efficace du bureau, tout en faisant preuve d’un haut degré de confidentialité dans l’exercice de ses fonctions.

Fournir un appui administratif aux activités d’acquisition de biens et de services, avec les résultats attendus suivants :

• Examiner, enregistrer et hiérarchiser les demandes d’achats, et obtenir toutes les informations et tous les documents complémentaires nécessaires.
• Vérifier la disponibilité des prestataires de services et des fournisseurs.
• Assurer le suivi de l’état d’avancement des demandes en cours.
• Effectuer un suivi auprès des fournisseurs afin de garantir la livraison des biens et services dans les délais prévus.
• Vérifier la clarté des demandes d’achats et solliciter des informations supplémentaires lorsque cela est nécessaire.
• Appuyer la préparation des dossiers d’appel d’offres, notamment les demandes de devis et les demandes de propositions, selon la nature et la valeur de l’acquisition.
• Finaliser les bons de commande et les notes de dossier.
• Assurer la tenue et l’archivage des informations de gestion interne dans les bases de données et les dossiers.
• Rechercher, recueillir et présenter des informations provenant de sources internes et externes concernant les fournisseurs appropriés.
• Rédiger des correspondances administratives, notamment des lettres, des télécopies (fax) et des notes de service (mémorandums).

Identifier les besoins du bureau en matière de matériel, de fournitures, d’équipements, etc., avec les résultats attendus suivants :

• Assurer le suivi des stocks et veiller à leur disponibilité permanente.
• Gérer les fournitures de bureau, les équipements et les véhicules.
• Veiller à l’entretien des locaux et des véhicules conformément aux règles et procédures des Nations Unies.
• Soumettre les bons de commande accompagnés des pièces justificatives au superviseur pour signature, puis les transmettre aux fournisseurs.

Gestion du courrier et des communications téléphoniques

• Préparer les documents et colis destinés à être expédiés par valise diplomatique ou par courrier express.
• Distribuer le courrier reçu du bureau de poste.
• Tenir un registre de tout le courrier entrant.
• Vérifier le courrier reçu et le transmettre au destinataire approprié.
• Assurer le classement et l’archivage appropriés de tous les documents entrants et sortants

Tâches administratives liées au fonctionnement du bureau

• Veiller au bon fonctionnement des services de nettoyage des bureaux.
• Assister à l’entretien des bureaux et des espaces de stationnement.
• Appuyer la préparation des badges d’accès et assurer le suivi de leur bon fonctionnement.
• Assister à la gestion du groupe électrogène et au suivi de sa maintenance périodique.
• Appuyer la planification de l’utilisation des salles de réunion (disponibilité, propreté et vérification de l’installation).
• Assurer le suivi de l’approvisionnement en fournitures pour les pause-café.
• Gérer l’approvisionnement et la distribution de l’eau potable (BA EAU BAB).

Gestion de l’inventaire des biens et du matériel de bureau

• Réaliser les inventaires conformément aux normes et procédures de l’organisation afin de garantir une traçabilité fiable.
• Enregistrer tous les articles d’inventaire dès leur acquisition, conformément aux normes et…